10 DICAS PARA REALIZAR REUNIÕES ON-LINE COM EFICIÊNCIA

Em muitas empresas, vejo que as „reuniões online“ ou reuniões remotas trazem alguns desafios para os envolvidos.

As reuniões online tornaram-se parte integrante do nosso trabalho porque as equipes trabalham cada vez mais distribuídas. é mais comum que as pessoas envolvidas em uma reunião não estejam fisicamente presentes em um lugar.

O que vejo com frequência é que, por um lado, lidar com a tecnologia de reuniões online é muito assustador. Por outro lado, as pessoas experimentam muitas distrações durante as reuniões online e é por isso que é criticado que as reuniões online, portanto, funcionam de forma ineficiente. Em geral, os resultados das reuniões online são classificados como piores do que os das reuniões presenciais. Por esse motivo, muitos gerentes ainda buscam garantir que todos estejam fisicamente presentes o tempo todo, já que provavelmente eles próprios nunca experimentaram boas reuniões online.

Se forem feitas corretamente, as reuniões online podem ser tão eficientes quanto as reuniões no local. Siga as dicas e este artigo e descubra o que você otimiza em suas reuniões online.

1) Defina as funções necessárias

Um papel importante é o organizador. Essa pessoa enviará os convites (e-mail) contendo as informações da sessão e, se necessário, os materiais da reunião necessários para a participação. O organizador também é o ponto de contato para questões técnicas antes e durante a reunião. Outra função é o moderador. Ele é responsável por conduzir a reunião online com base nos itens da agenda. Ele também atribui autorização, como compartilhamento de tela para apresentações. Ele também está de olho no chat e refere-se aos comentários e perguntas lá.

2) Reduza o número de tempo de apresentação ao mínimo

Em reuniões online, a atenção para acompanhar a mídia ou apresentações é menor do que em reuniões presenciais. Planeje no máximo 15-20 minutos de apresentação. Ou combine apresentação e partes interativas, como discussões.

3) Faça login com antecedência e teste seu equipamento

Quando há uma reunião em uma sala no local, você pode entrar na sala de reunião no último minuto, sentar-se e ainda estar totalmente presente. Mas quando você está atrasado em uma reunião online, há uma chance de que seu microfone não funcione ou você precise reiniciar seu computador ou uma configuração está desligada ou sua conexão com a Internet está ruim. Venha para uma reunião online mais cedo e teste seu equipamento. Assim, você pode participar plenamente e não incomodará os outros participantes.

4) Verifique se há ruído de fundo

Pense em um lugar tranquilo com antecedência. Porque ruídos de fundo podem realmente interromper uma reunião, porque nenhuma comunicação pode ocorrer – eu mesmo já experimentei isso com frequência. Às vezes, não é possível bloquear completamente o ruído de fundo, por exemplo, quando você está em viagem. Então você deve conhecer e usar a função mudo – muitas pessoas se esquecem disso.

5) Ter uma ferramenta de backup

Algo sempre dá errado com a tecnologia pelos motivos mais estranhos. Portanto, se uma ferramenta falhar, certifique-se de ter outra ferramenta como ferramenta de backup que todos os participantes possam usar rapidamente.

6) Estabelecer regras de comunicação

Em reuniões online, pode ser difícil saber quando alguém deseja falar. Então, muitas vezes acontece que os participantes interrompem uns aos outros. Regras de comunicação transparentes ajudam. Por exemplo, pode-se concordar que a pessoa que deseja falar levante a mão. Isso é fácil ao usar o vídeo. Quando o vídeo é desligado, a maioria das ferramentas oferece uma solução técnica. Liste todos os problemas que afetam a comunicação em reuniões online e estabeleça certas regras

7) Use um canal de feedback

Durante uma reunião, deve haver uma maneira de acessar um canal de feedback. A maioria das ferramentas oferece um chat que pode ser muito útil pelos seguintes motivos: Existe uma maneira de se comunicar sem interromper a conversa. O chat também oferece um local para coletar todos os tópicos adicionais aos itens da agenda que os participantes desejam abordar. Comentários e informações adicionais também podem ser fornecidos rapidamente.

8) Use vídeo e sua webcam

O uso de vídeo costuma ser o maior obstáculo. Muitos têm medo de ligar a webcam. No entanto, a experiência mostra que o uso do vídeo motiva e ativa os participantes. Quando vocês se vêem, isso cria uma atmosfera mais pessoal e envolvente. Você não está tão distraído e pode se concentrar mais nas reuniões online. Você se sente como se estivesse sentado em uma sala. Além disso, gestos e expressões faciais auxiliam na comunicação, que não deve ser subestimada para compreensão. Eu recomendo ferramentas que permitem que você veja as webcams de outras pessoas, mesmo enquanto compartilha sua tela.

9) Faça todos falarem

Faça com que todos falem desde o início. Mostra que quem falou em uma reunião também será mais ativo e terá mais coragem para falar ou resolver problemas. Isso pode ser uma conversa fiada no início. Ou faça uma pergunta de introdução que possa ser respondida rapidamente por qualquer pessoa.

10) Treine seus funcionários

Os funcionários devem ser treinados ou ter uma pessoa de contato, se necessário. Isso tira o medo de reuniões online e de lidar com a tecnologia. Eles se sentirão mais confiantes para participar de reuniões online.

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